Как посчитать предельную численность работников

Расчет штатной численности: определения, порядок расчета, примеры, методики — Контур.Бухгалтерия

Как посчитать предельную численность работников

В зависимости от потребностей бизнеса предприниматель меняет кадровый состав предприятия. Число сотрудников, которые требуются для успешной работы компании, определяют с помощью подсчета штатной численности. Как рассчитать и где применить этот параметр, рассмотрим далее.

Немного терминологии

На практике используется шесть видов численности работников, которые отличаются методами исчисления и способами отражения в отчетности: 

  • нормативная — устанавливается трудовыми нормами и объемом работ к выполнению (идеальное значение);
  • плановая — зависит от вида деятельности, размера предприятия, объема производства, наличия вакантных рабочих мест и других факторов (реалистичнее нормативной — определяется по данным конкретного предприятия);
  • среднесписочная — среднее число сотрудников организации за отчетный период, не считая внешних совместителей и тех, кто работает по договорам подряда;
  • фактическая — величина работников предприятия на определенную дату;
  • штатная — сотрудники, которых руководитель утвердил в штатном расписании компании (без учета сезонных работников);
  • явочная — персонал организации, находящийся на рабочем месте.

Понятие штатной численности не закреплено законом. Оно используется в кадровом деле и означает сотрудников, которые нужны предприятию для успешной работы и выполнения планов.

Штат организации: цели и нормативы расчета

Штатную численность рассчитывают для оптимизации кадрового состава предприятия и затрат на оплату труда. В процессе расчета уточняется время, которое потребуется сотруднику для выполнения работы определенной сложности, и число сотрудников, необходимое для работы предприятия. 

Для расчета используют данные, разработанные научно-исследовательскими институтами. Отраслевые стандарты рассчитываются в основном для крупных предприятий и включают типовые объемы и сложность работ. Мелким организациям придется самостоятельно делать расчеты с учетом масштабов и специфики деятельности.

Методики расчета штатной численности

На государственных предприятиях необходимое число сотрудников определяется и контролируется в обязательном порядке. Поэтому большинство методик расчета разработано для компаний госсектора. Так, в утвержденных Росздравом «Рекомендациях по определению штатной численности работников бюджетных организаций на основе нормативов по труду» перечислены методики, основанные на следующих нормах:

  • времени работы — рабочее время, которое требуется сотрудникам для выполнения определенной работы; 
  • нагрузки — объем работ, который должен выполнить работник или группа за рабочее время; 
  • времени обслуживания — рабочие места, которые должен обслужить специалист за рабочее время; 
  • численности — число работников, которых может организовать один менеджер. 

Согласно Рекомендациям, предельная величина персонала бюджетного учреждения рассчитывается по формуле:

Штатная численность=Общие затраты времени за год (ч) /Норма рабочего времени каждого сотрудника за год (ч)×Коэффициент неявок по болезни, отпуску и т.п.

Рекомендации приведены для бюджетных предприятий, но норматив применяется и коммерческими компаниями. 

Как рассчитать штатную численность работников

Одна из формул расчета штатной величины основана на сопоставлении выручки с рабочим временем:

Н = Ов ÷ (Фрв × Впл × Квн)

где Ов — плановый объем работ или выручки;

Фрв — планируемый фонд рабочего времени в часах (при 40-часовой рабочей неделе фонд времени в среднем составляет 2004 часа в год, 167 часов в месяц);

Впл — плановая выработка на одного работника;

Квн — плановый коэффициент выполнения нормы.

Пример. Персонал отдела продаж состоит из 15 человек. Руководство хочет просчитать, можно ли сократить подразделение. Чтобы определить штатную численность, кадровик использовал формулу Н = Ов ÷ (Фрв × Впл × Квн). 

Плановый показатель Ов объема продаж на июнь — декабрь 2021 года — 58 000 000 рублей. Фонд рабочего времени (Фвр) за этот период — 1 047 часов. Плановая выработка на одного работника равна 755 000 рублей/мес. Фактическая выработка за июль — декабрь 2021 года — 644 373 рублей/мес.

Плановый коэффициент выполнения нормы (Квн) рассчитан как отношение: 755 000 / 644 373 = 1,17. Плановая выработка в час на одного сотрудника составит 4 327 рублей/час (755 000 / 1 047 × 6 мес.). Подставив величины в формулу, кадровик получил результат: 58 000 000 / (1 047 × 4 327 × 1,17) = 10,94 — округляем до 11 человек.

Следовательно, на первый взгляд, в отделе продаж избыток персонала.

Эта формула не учитывает условия работы, специфику деятельности предприятия и человеческий фактор (люди — не роботы, они болеют, уходят в отпуск и т.п.).

Определение кадрового состава с учетом человеческого фактора

Расчет штатной численности работников проводится на основе норматива — идеальной ситуации, в которой все сотрудники присутствуют на рабочих местах.

Нормативная величина не учитывает, что работники уходят в отпуск, болеют и т.п.

 Для поправки расчета применяется коэффициент невыхода (Кн) на работу, который определяется путем точного учета явок и неявок персонала от фонда рабочего времени:

Кн = 1 + Дн

где Кн — планируемый коэффициент невыхода персонала на работу;

Дн — доля «не работы» в фонде рабочего времени — процент планируемых невыходов / 100.

С учетом этого коэффициента формула расчета штатной величины примет вид Шч = Н × Кн. Эта формула позволяет определить оптимальное число сотрудников и не перерасходовать фонд зарплаты.

Пример. Сотрудник кадровой службы определил, что нормативная численность отдела продаж — 10,9 человек. Для уточнения величины он рассчитал коэффициент невыходов (Кн) на период июль — декабрь 2021 года.

В расчет принимается 35 нерабочих дней  при 40-часовой рабочей неделе, из которых 14 приходится на оплачиваемый отпуск, 14 — норма по больничному, 7 — без сохранения зарплаты по ТК РФ. Это составляет 280 часов (35 × 8).

Доля «не работы» (Дн) равна отношению: 280 (невыходы) / 1 047 (фонд рабочего времени). Результат — 0,27. Коэффициент невыхода за июль-декбрь 2021 года: 1+0,27=1,27. Оптимальное число работников составит 10,9 × 1,27 = 13,8 или 14 человек. Следовательно, отдел продаж можно сократить на 1 сотрудника.

Структура и штат организации: взаимосвязь

Структура и штат организации — понятия сопоставимые. Структурные особенности предприятия влияют на кадровый состав и должны учитываться при подсчете штатной численности. Для этого определяется отношение руководящих работников к рядовым сотрудникам:

  • какую часть персонала обслуживает один юрист, бухгалтер, экономист; 
  • сколько на предприятии производственных и обслуживающих подразделений; 
  • какое количество подчиненных у каждого руководителя подразделения.  

С 1930-х в кадровом деле используют нормативы, которые разработал французский ученый В. Грейкунас. Согласно этим нормативам на руководителя высшего уровня приходится 3-5 рядовых работников, среднего уровня — 7-9. 

Важно! Нормативы — ориентировочные величины, которые отражают средние показатели по отрасли. Поэтому оптимальная штатная численность рассчитывается на каждом предприятии индивидуально.

Ирина Смирнова.

У вас малое предприятие с сотрудниками? Ведите кадровый учет, легко начисляйте зарплату и сдавайте через интернет отчеты по сотрудникам в сервисе Контур.Бухгалтерия.

Сервис автоматизирует большинство рутинных операций, избавляет от авралов, экономит ваше время и деньги.

Также в сервисе – бухгалтерский и налоговый учет, подготовка, проверка и отправка отчетности, сверки с контролирующими органами, консультации экспертов, нормативно-правовая база. 

Источник: https://www.b-kontur.ru/enquiry/429-raschet-shtatnoy-chislennosti

Расчет штатной численности персонала | Читайте статьи журнала Директор по персоналу

Как посчитать предельную численность работников

Расчет штатной численности производится с учетом особенностей структуры организации, функций и уровней управления. Узнайте, как определить штатный состав, какие формулы применить.

Что такое штатная численность работников: определение

Расчет штатной численности работников необходимо проводить в целях оптимизации количества сотрудников. Чтобы затраты на персонал не превысили нормы, а организация смогла получать стабильную прибыль, рационально применять отраслевые нормы, рассчитанные специалистами НИИ.

На основании расчета штатной численности определяются такие показатели, как:

количество времени, необходимое сотрудникам соответствующей специальности и квалификации на выполнение работ определенной сложности;

количество работников, которые должны быть задействованы в конкретном подразделении компании.     

Основные сведения и нормативы исчислений указаны в нормативно-правовых актах.

В частности таблица с видами работ и временем, предназначенным для их выполнения, приводится в постановлении Минтруда России от 25 ноября 1994 года под номером 72 «Об утверждении межотраслевых укрупненных нормативов времени на работы по документационному обеспечению управления». Отраслевые нормативы можно применять для расчетов и ориентироваться на них при составлении локальных документов. 

Стоит учитывать, что не всегда количество списочного персонала можно рассчитать с помощью отраслевых норм. Некоторые показатели устарели или отсутствуют. НИИ и разработчики таких нормативно-правовых актов осуществляют расчеты преимущественно для крупных предприятий. Для мелких компаний такие расчеты придется делать самостоятельно.  

Списочная величина – это норма работников соответствующего профессионально-квалификационного состава, необходимого для исполнения производственных задач, управленческих функций, объемов работы в заданных техническо-организационных условиях.

Зная, как рассчитать численность штатного расписания следует учитывать, что принятые нормативы являются относительными. Это объясняется тем, что в нормативах указаны типовые объемы и сложность без учета специфики определенного предприятия.

 

Предельная штатная численность бюджетного учреждения

Списочная величина состава бюджетного учреждения определяется на основании нормативов по труду по следующей формуле:

Штатная численность=Общее количество затрат за год/ч:Нормативный фонд рабочего времени каждого сотрудника за один год в часаххКоэффициент невыходов во время очередного отпуска, болезни и т.д.

Нормативный фонд рабочего времени условно принимается за две тысячи часов. Эти рекомендации расчетов приведены для бюджетных организаций. Но норматив расчета штатной величины может применяться и коммерческими организациями. Соответствующими законами и постановлениями нормативы утверждены для работников:

  • юридических служб;
  • финансовых служб;
  • бухгалтерий;
  • служб охраны труда;
  • военно-учетных столов;
  • прачечных;
  • котельных;
  • оздоровительных комплексов и т.д.   

Как проводится расчет штатной численности работников

Штатная численность работников – это количество персонала соответствующей специальности и квалификации, достаточное для выполнения поставленных задач. При определении нормативной величины необходимо использовать простую формулу:

Н=V:(Фрв × Впл × Квн)
  • V является плановым объемом работ, цифры запрашивают у руководителей подразделения;  
  • Фрв относится к фонду рабочего времени на соответствующий планируемый период. В среднем годовой фонд времени при 40-часовой неделе составляет 2004 часа, месячный равен 176 часов;  
  • Впл указана плановая выработка в расчете на одного работника. Запросить показатели можно у руководителей отделов;  
  • Квн учитывает плановый коэффициент по выполнению норм. Определяют показатели в соотношении плановой выработки определенного периода в текущем году и фактической выработки аналогичного периода предыдущего года. Показатели запрашивают у руководителей структурных подразделений.

Справка

Пример

В отделе продаж работало 15 человек. Генеральный директор предприятия счел, что это много для небольшой компании, и попросил директора по персоналу просчитать и определить, возможно ли сократить штат соответствующего подразделения. HR-директор воспользовался стандартной формулой: Н = V : (Фрв × Впл × Квн).

В качестве основ планового объема показателя V был использован объем продаж, запланированный на период с января по ноябрь 2018 года. Цифра составила 1 264 710 000 руб. Фонд рабочего времени по показателю Фрв с января по ноябрь 2018 года составил 1803 часа. Плановая выработка в расчете на одного специалиста по показателям Впл за учетный период составила 66 699 руб.

При этом фактическая выработка за учитываемый и сопоставляемый аналогичный период предыдущего 2017 года равна 60 305 рублей. Плановый коэффициент по выполнению норм показателей Квн был рассчитан следующим образом: 66 699 : 60 305 = 1,11. Эти показатели подставили в стандартную формулу и получили соответствующий результат: 1 264 710 000 : (1803 × 66 699 × 1,11) = 9 человек.

Цифра прямо показывала, что штатная численность превышена, и персонал необходимо сокращать.

Источник: https://www.hr-director.ru/article/66807-qqq-17-m8-raschet-shtatnoy-chislennosti-personala

Расчет численности персонала на основе норм по труду

Как посчитать предельную численность работников

Планирование численности персонала на основе норм по труду позволяет достигнуть того уровня производительности, который реально соответствует организационно-техническим условиям.

Расчет на основе норм численности

Норма численности — установленная численность работников определенного профессионально-квалификационного состава, необходимых для выполнения конкретных производственных, управленческих функций или объема работ в заданных организационно-технических условиях.

При очевидной простоте применения эти нормы имеют и некоторые недостатки, одним из которых является их относительно невысокая точность. Объясняется это тем, что при расчете норм численности учитываются наиболее типовые для данной категории персонала состав и объем работ.

При отклонении реального состава работ от типового снижается точность получаемого результата. Чаще всего нормы численности представляются в виде расчетных зависимостей или составленных на их основе нормативных таблиц.

Так, в Межотраслевых нормативах численности работников бухгалтерского учета, утвержденных приказом Министерства труда и социальной политики Украины от 26 сентября 2003 г.

№ 269, приведены нормативные таблицы и расчетные зависимости для определения численности бухгалтеров на предприятиях с числом структурных подразделений от 3 до 120 и численностью работников от 10 до 20 000 чел. Указанные нормы численности учитывают подготовительно-заключительное время и время на отдых и личные нужды работников.

На предприятиях с численностью работников от 5100 до 10 000 чел. и числом структурных подразделений от 25 до 80 нормативная численность бухгалтеров определяется так:

где Чраб — численность работников предприятия (тыс. чел.);

Nподр — число структурных подразделений;

Кк.п.з — коэффициент, учитывающий удельный вес работ по бухгалтерскому учету, которые выполняются с использованием ЭВМ. Определяется по таблице.

Для каждого диапазона измерения указанных параметров используются разные расчетные зависимости.

Если в состав предприятия входят 47 структурных подразделений, в которых работают 5350 чел., а 75% работ в бухгалтерии выполняются с применением ЭВМ, то нормативная численность работников бухгалтерского учета составляет:

В данном случае нормативная численность рассчитана с учетом типовых видов работ по бухгалтерскому учету. Если виды таких работ на предприятии будут отличаться от типовых, точность результата снизится.

Поэтому в Межотраслевых нормативах численности работников бухгалтерского учета приведены также нормы времени для работ по бухгалтерскому учету, которые в полной мере позволяют учесть специфику каждого конкретного предприятия.

Расчет на основе норм времени

Норма времени — количество затрат рабочего времени, установленное для выполнения одной единицы работы работником или группой работников (бригадой) соответствующей квалификации в заданных организационно-технических условиях.

При достаточном охвате нормированием выполняемых работ использование норм времени дает точный и объективный результат по расчету численности персонала.

Увеличение доли работ, не охваченных нормированием, вносит растущую погрешность, поскольку учет таких работ обычно производится экспертным (оценочным) путем.

На основе норм времени нормативная численность персонала рассчитывается так:

где То — общие трудозатраты на объем работ планируемого периода (смены, месяца, года и т. д.), чел./ч;

Фр.в — фонд рабочего времени на планируемый период, ч;

Кв.н — плановый коэффициент выполнения норм.

Общие трудозатраты на объем работ планируемого периода:

где Тp i — затраты времени на каждый отдельный ( i -й) вид работ, чел./ч (если используемые нормы времени не включают в себя затраты времени на отдых и личные нужды работников, то Tp i = T i (1 + Колн / 100), где Колн — процент потерь рабочего времени, от 1 до 15% в зависимости от категории работников, на отдых и личные нужды);

К — коэффициент, учитывающий трудоемкость работ, не охваченных нормированием или носящих разовый характер. К = 1 + % ненорм. работ / 100;

Нв n — норма времени на данный вид работ, чел./ч;

O n — объем данного вида работ.

Рассмотрим пример расчета численности бухгалтеров, занимающихся учетом заработной платы. Виды и объем таких работ приведены в табл. 1 . Плановый коэффициент выполнения норм Кв.н = 100, коэффициент работ, не охваченных нормированием, К = 1,03, фонд рабочего времени на 2004 год — 2012 ч. Более 90% работ выполняются на ЭВМ (Кк.п.з = 1,0).

Таблица 1. Виды и объем работ по учету заработной платы
п/пВиды работЕдиницаизмеренияНормавремени, чел./чОбъем работза годТрудоемкость,чел./ч
1Начисление заработной платы работникам за выполненные работы1 позиция в ведомости0,15350 х 12 = 4200630,0
2Удержание подоходного налога0,15350 х 12 = 4200420,0
3Удержания в пенсионный фонд0,15350 х 12 = 4200630,0
4Удержания в фонд социального страхования на случай временной утраты трудоспособности0,15350 х 12 = 4200630,0
5Удержания в фонд социального страхования на случай безработицы0,15350 х 12 = 4200630,0
6Удержания по исполнительным листам0,1553 х 12 = 63694,5
7Удержание профсоюзных взносов0,15315 х 12 = 3780567,0
Итого3601,5

Таким образом, нормативная численность работников бухгалтерии предприятия, определенная на основе плановых объемов работ и норм времени, — 1,84 чел. Штатная численность данной категории работников при коэффициенте невыходов Кн = 1,10 составляет:

Расчет на основе норм выработки

Норма выработки — установленный объем работ (количество единиц продукции), который работник или группа работников (бригада) соответствующей квалификации обязаны выполнять (изготовить, перевезти и т. д.) в единицу рабочего времени в заданных организационно-технических условиях. Норма выработки является величиной, обратной норме времени.

Расчет численности персонала на основе норм выработки дает достаточно объективный и точный результат. При этом используется формула:

где V — плановый объем работ в принятых единицах измерения;

Фр.в — фонд рабочего времени на планируемый период, ч.;

Нвыр — норма выработки в принятых единицах измерения;

Кв.н — плановый коэффициент выполнения норм.

Предположим, рабочая программа предприятия предусматривает вырезание 108 000 заготовок в год. Местная норма выработки на одного рабочего — 8 заготовок в час. Плановый коэффициент выполнения норм — 1,1. Фонд рабочего времени на 2004 год — 2012 ч. Нормативная численность рабочих, производящих данный вид заготовок, составляет:

Расчет на основе норм обслуживания

Норма обслуживания — количество производственных объектов (единиц оборудования, рабочих мест, голов скота и т. д.), которые работник или группа работников (бригада) соответствующей квалификации обязаны обслужить в единицу времени в заданных организационно-технологических условиях.

По своей сути норма обслуживания эквивалентна норме выработки для функции обслуживания. Поэтому достаточно часто разрабатываются нормы времени обслуживания. Например, для уборщиков (функция обслуживания) может устанавливаться как площадь убираемого помещения (норма обслуживания), так и время на уборку 1 м2 (норма времени обслуживания).

Нормативная численность работников на основе норм обслуживания рассчитывается по формуле:

где O i — объем выполняемых работ i -го вида;

Ho i — нормы обслуживания для i -го вида работ;

К — коэффициент, учитывающий время на выполнение вспомогательных функций, а также отдых и личные нужды работников.

где a1 — время на выполнение вспомогательных функций, %;

a2 — время на отдых и личные нужды работников, %.

При использовании норм времени обслуживания нормативная численность работников определяется так:

где T н.о — норма времени обслуживания для всего комплекса выполняемых работ за планируемый период (год, месяц, смену и т. д.);

Ф — фонд рабочего времени планируемого периода.

где T н i — норма времени обслуживания для отдельных видов работ;

К — коэффициент, учитывающий время для выполнения вспомогательных функций, а также отдыха и личных нужд работников.

где ti — норма времени обслуживания на единицу работ;

Vi — объем выполняемых работ по каждому виду;

qi — средняя повторяемость работ по каждому виду.

Рассмотрим пример расчета нормативной численности уборщиков, осуществляющих уборку вестибюля, коридоров и туалетов. Нормы обслуживания и времени обслуживания для данных видов работ приведены в табл. 2 и определены на основе Норм времени на уборку служебных и культурно-бытовых помещений (2001).

Таблица 2. Нормы обслуживания и времени обслуживания для отдельных видов работ, выполняемых уборщиками служебных помещений
п/пВиды работНормыобслуживания,м2 в сменуНормы времени обслуживания,чел./мин на 1 м2
1Подметание фойе и коридоров25000,191
2Мытье полов в фойе и коридорах9900,484
3Подметание лестниц и лестничных клеток9400,510
4Мытье полов на лестницах и лестничных клетках4701,028
5Мытье полов в туалете4201,146

Предположим, что уборщики ежедневно при односменной работе осуществляют подметание и мытье 1300 м2 полов в фойе и коридорах офисного здания, 250 м2 полов на лестницах и лестничных клетках, а также мытье дважды в смену 60 м2 полов в туалетах. При этом норма времени на выполнение вспомогательных функций составляет 3%, норма времени на отдых и личные нужды работников — 2%.

При расчете нормативной численности персонала на основе норм обслуживания

При расчете нормативной численности персонала на основе норм времени обслуживания

Таким образом, нормативная численность уборщиков, выполняющих указанные работы, должна составлять 3,06 чел.

При расчете как нормативной, так и штатной численности часто получают результаты, выраженные дробными числами, которые необходимо округлить. В практике принято оперировать штатными единицами не менее 0,25 ставки. Результаты расчетов служат основанием для принятия конкретных управленческих решений по формированию кадрового состава предприятия и его штатного расписания.

Лучанинов Сергей

Источник: Журнал «Справочник экономиста»

численность персонала

нормативы численности работников

Источник: https://hr-portal.ru/article/raschet-chislennosti-personala-na-osnove-norm-po-trudu

Штатная численность: как рассчитать и применять правильно

Как посчитать предельную численность работников

Что такое штатная численность работников, определение понятия? «Штатная численность работников предприятия» — это число трудящихся, входящих в его штат, утвержденное штатным расписанием. Сюда входят только сотрудники, которые работают на основном месте работы в конкретной организации.

Давайте разберемся, кто входит в штатную численность работников. К ним относятся сотрудники, включенные в «штатку» предприятия.

Штатная и фактическая численность работников — это виды, которые отличаются тем, что фактическая подразумевает количество сотрудников на определенную дату. Например, штатная численность работников МВД г. Москвы — 200 человек, а фактическая на 01.08.2021 составляет 120 человек, поскольку 50 человек находятся в отпусках, 15 — на больничных, 5 — в командировках, а 10 — вакантные места.

Еще существует такое понятие, как предельная штатная численность работников, — это норматив, на основании которого определяется оптимальное количество кадрового состава, нужная для определения и обоснованности числа работников в штате.

Условия работы сегодня требуют от работодателя оптимизации количества сотрудников организации, поскольку это дает возможность при оптимальной нагрузке использовать рационально рабочее время, при этом не допустить перерасхода фонда заработной платы. Произвести оптимальный расчет штатной численности работников помогут проверенные методы статистики и наш образец штатной численности работников.

Как рассчитать

Итак, как рассчитать штатную численность работников? Главный метод расчета несложен, можно вычислить его с помощью следующей формулы:

где:

  • Ш — оптимальное число сотрудников в штате (без учета технического персонала);
  • Н — нормативное количество сотрудников;
  • Кн — плановый коэффициент невыходов на работу.

Рекомендации по определению штатной численности работников бюджетных организаций разработаны Управлением нормативов по труду ФГУП «НИИ ТСС» Росздрава. С текстом данных рекомендаций можно ознакомиться в свободном доступе в Интернете.

Типовые нормы численности персонала

Норма численности — число сотрудников, имеющих определенную профессиональную квалификацию для выполнения определенных управленческих или производственных функций или в заданных организационно-технических условиях.

Для расчета этих норм учитывается состав или объем работ, наиболее типовые для данной категории персонала. Поэтому данный показатель может быть не очень точным, ведь при любом отклонении фактических показателей от типовых уменьшается точность результата.

Чаще всего нормы представляются в виде расчетных зависимостей или составленных на их основе нормативных таблиц. Так, в Приказе Департамента образования Тверской области № 409 от 31.05.

2005 нормативы штатной численности работников образовательных организаций рассчитываются не из фактического, а из расчетного количества классов и групп продленного дня в зависимости от нормы наполняемости 25 человек в классе.

Что такое штатное расписание и как его составить

Это локальный нормативный акт работодателя, определяющий структуру организации (количество, состав и пр.). Росстат утвердил ее как форму Т-3. В расписании указываются следующие реквизиты: название отделов с указанием кода, наименования должностей, специальностей, профессий, класса, разряда и проч., количество подчиненных с указанием оклада (тарифа), надбавок.

Как составить расписание правильно? Форма Т-3 состоит из 10 разделов, заполняемых в соответствии с организационной структурой предприятия.

Вначале указываем название организации в соответствии с уставными документами, код ОКПО, порядковый номер документа по Журналу регистрации документов, дату и номер. Далее переходим к заполнению разделов документа.

В 1 разделе («Наименование структурного подразделения») указываем подразделения, представительства, филиалы. Сначала прописываем руководящий состав, далее — по отделам всех остальных. Например, финансовый отдел, бухгалтерия, кадры, далее данные о производстве (цехи, участки и т. д.).

Заполняем раздел 2 («Код структурного подразделения»), пользуясь отраслевыми классификаторами. Каждому подразделению присваиваем определенный код для облегчения ведения документооборота.

Раздел 3 («Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации работника») заполняем на основе Классификатора профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов.

Следующий раздел («Количество штатных единиц») содержит сведения о числе сотрудников штата в соответствии с потребностями, целесообразностью и особенностями конкретного предприятия.

В 5 разделе («Тарифная ставка (оклад) и пр.») указывается установленный оклад или тариф подчиненного в рублях в соответствии с условиями трудового договора.

В разделе «Надбавки и доплаты» содержатся данные о стимулирующих выплатах и компенсациях.

9 раздел ( «Итого») — сумма граф 5–8. Сведения о фонде оплаты труда по всем сотрудникам.

В 10 раздел («Примечание») указываются имеющиеся изменения или уточнения.

Что такое среднесписочная численность и как ее рассчитать

Среднесписочная численность работников по штату — это число сотрудников в штате на определенный день месяца.

Работодатель частенько сталкивается с понятием среднесписочная численность штатных работников; рассчитать данный показатель можно по следующей формуле:

СЧР = (КР1 + КР2 + КР3 +…+ КРn) / КД,

где:

  • СЧР — среднесписочное число работников;
  • КР1, КР2, КР3, КРn — количество работающих за 1, 2, 3 и прочие дни (в зависимости от числа дней в периоде, за который производится расчет);
  • КД — количество дней в налоговом периоде.

При использовании этой формулы нужно учитывать, что по каждому месяцу необходимо производить свой расчет, поэтому КР и КД будут равны числу дней в месяце, на который производится расчет.

Данный показатель относится к числу основных показателей деятельности компании. Вышеуказанный расчет производится или бухгалтером, или сотрудником отдела кадров.

Он необходим для составления отчетов в Пенсионный Фонд, Налоговую инспекцию, Росстат и прочие инстанции.

Данный отчет все хозяйствующие субъекты, то есть не только юридические лица, но и индивидуальные предприниматели, у которых имеются подчиненные, должны сдавать в начале каждого года.

Источник: https://gosuchetnik.ru/kadry/shtatnaya-chislennost-kak-rasschitat-i-primenyat-pravilno

Расчет численности калькулятором от HR-ПРАКТИКА

Как посчитать предельную численность работников

  • определить объем работы, для которого будет выполнен расчет численности;
  • определить нормы времени для выполнения отдельных операций;
  • учесть при расчете численности потери рабочего времени и коэффициент невыходов;
  • оценить фактическую загруженность работников при текущей загруженности и имеющейся численности и штате;
  • рассчитать численность работников, необходимую для выполнения определенного объема работ (целевую численность);
  • сравнить целевую численность с фактической, чтобы понять необходимость изменения численности или штата.

Тем, кто хочет корректно рассчитать численность персонала

Для начала — прочтите статью про 8 базовых принципов расчета численности — это позволит вам не наделать грубых ошибок при сборе данных и настройке калькулятора.

Уважаю тех, кто принципиально не читает инструкции, но, согласитесь, цена ошибки в расчете численности может оказаться слишком высока.

Как пользоваться калькулятором для расчета численности

1. Сначала вносите в калькулятор все виды операций/работ, выполняемых работником или работниками подразделения.

Для того чтобы ничего не потерять, группируете их по блокам работ/бизнес-процессам.

2. Для каждого вида работ определяете норму времени и частоту выполнения этой  работы (количество в смену/день/неделю/месяц/год).

Норму определяете либо экспертным путем — как среднее арифметическое между максимальным и минимальным временем выполнения операции, либо с помощью хронометража.

3. Умножая норму времени на частоту выполнения работ/операций в выбранном периоде (смена, день, неделя, месяц, год), получаете объем работы за месяц, рассчитанный в часах.

4. С учетом режима, графика работы, перерывов и потерь рабочего времени определяете производительное рабочее время (в человеко-часах) в смену/день.

5. Делите суммированный по всем операциям объем работ в часах на время в человеко/часах — получаете расчет численности.

6. Анализируете данные расчета, проверяете правильность использованных вами данных.

Как устроен калькулятор для расчета численности

Это простой файл MS Excel, состоящий из пяти листов.

В два из них вводятся данные, два используются для настройки калькулятора, один служит для вывода полученных данных.

Специально для тех, кто боится что-то испортить, ячейки, куда нужно вводить данные, заблокированы.

Как настроить калькулятор

Открываем лист «Штатные должности» и вводим в них должности, численность и загрузку которых будем рассчитывать.

Вот так, например.

Потом открываем лист «Частотность» и добавляем в него нужные данные, если имеющихся характеристик частоты выполнения операций/работ вам будет не хватать.

Вот так они выглядят.

Как ввести данные для расчета численности

Обратите внимание на цветовую маркировку ячеек листов для ввода данных — вам нужно вводить данные в поля без коричневой заливки.

Открываете лист «Описание работ», выбираете из выпадающего списка ту должность, которая выполняет определенную операцию.

Если одни и те же работы выполняют сотрудники, занимающие разные должности, это означает, что есть недочеты в организации работ, принцип разделения труда не реализуется.

Допускается замещение сотрудников, отсутствующих на работе в выходные дни или возможность дублирования их функций в случае занятости на других работах или при необходимости единовременно выполнить больший, чем обычно, объем работы.

В следующем поле указываете бизнес-процесс/блок работ.

Затем  указываете операцию, ее длительность (максимальную/минимальную), выбираете из выпадающего списка подходящий параметр частоты выполняемой операции, указываете частоту самой операции и количество работников, которое требуется для ее выполнения.

Вот как это выглядит (кликните, чтобы увеличить изображение)

После того, как вы разобрались с объемом работ, переходите на лист «Рабочее время».

На нем все должно быть интуитивно понятно, особое внимание нужно обратить на красный столбец «Потери».

В него вносится общее время потерь рабочего времени — время на «переключение» с одних видов работ на другие, потери из-за неэффективной организации работы, из-за неравномерной загрузки (например, сначала нет покупателей, а потом наплыв), технологические перерывы (нужно дождаться окончания выполнения одних работ, потом начать другие), время на выполнение срочных и внеплановых заданий, потери из-за нарушений трудовой дисциплины и т. д.

Как выглядит расчет численности

Примерно так.

Данные, которые вы вводите, позволяют рассчитать целевую численность и загрузку на определенный вами объем работ и сравнить его с фактической численностью работников.

Не забудьте про те принципы расчета численности, о которых вы должны были прочитать в статье про 8 базовых принципов расчета численности — все расчеты произведены в соответствии с ними.

Если алгоритмы калькулятора вдруг дадут сбой, справа от надписи «Контрольная» появится выделенная красной заливкой ячейка с суммой «потерянных» часов.

С какими трудностями вы можете столкнуться подготовке данных для расчета численности персонала

Нередко при нормировании операций максимальное время их выполнения в несколько раз превышает минимальное.

Так получается, когда под названием одной операции скрывается несколько операций, отличающихся по содержанию и объему работы.

Вот пример, когда пришлось  операцию «отгрузка товара» длительностью от 5 до 40 минут «разбить» на две:

  • «отгрузка товара по накладной с малым количеством наименований товара» — 5-10 минут
  • «отгрузка товара по накладной с большим количеством наименований товара» — 30-40 минут.

Если длительность операции велика (несколько часов или несколько дней), необходимо уточнить ее содержание и разбить на несколько операций, или, если это сложно, разбить на несколько подопераций с фиксированным шагом по длительности или количеству операций.

Дополнительные функции и ограничения калькулятора

Кроме базовых алгоритмов в калькуляторе можно использовать драйверы численности — количественные показатели объема работы, косвенно определяющие загрузку сотрудников.

Например, количество посетителей магазина или среднедневное количество чеков.

Кроме того, с помощью калькулятора можно определять оптимальный должностной состав подразделения.

Про ограничения.

Конечно же, платой за простоту калькулятора является риск неточных расчетов.

Если вам нужна высокая точность расчетов, возможно, стоит использовать другие методики и инструменты.

В заключение

Надеюсь, что описание несложных алгоритмов расчета численности пригодится вам в решении прикладных задач.

Про калькулятор версии 2.0 — продвинутую версию описанного в этой статье калькулятора читайте в статье Калькулятор для расчета численности 2.0. от HR-ПРАКТИКА.

Тем, для кого актуален расчет численности и должностного состава кадровой службы, рекомендую изучить Калькулятор для расчета численности службы персонала.

Всем успехов и безошибочных расчетов!

Денис Карандашев

Организационная структура Штатное расписание

с коллегами

Получайте свежие статьи по почте

Читайте наши новости

Поделитесь ссылкой на статью с друзьями и коллегами

Источник: https://hr-praktika.ru/blog/instr/kalkulyator-dlya-rascheta-chislennosti/

Юрист в теме
Добавить комментарий